科学管理会计档案

科学管理会计档案（精选十篇）

科学管理会计档案 篇1

关键词：高校,会计档案,管理

随着高等学校事业的发展, 财务规模的增大、财务活动范围的扩大、会计业务事项的增多、会计核算电算化的推广实施, 使得财务会计工作日趋复杂和艰巨, 会计档案管理的工作强度和难度也随之增大。因此, 进一步加强高校会计档案管理, 提高管理水平就显得更加重要。

一、高校会计档案管理存在的问题

(一) 归档资料不完整

目前许多高校仅将会计凭证、帐薄、报表和其他资料进行归档, 对固定资产卡片、银行存款余额调节表、银行对账单等没有作为会计档案管理, 对会计凭证所附的原始凭证, 学校内部没有具体明确的规定, 也没有会计档案移交清册, 特别是会计电算核算电子资料留存在财务部门没有移交档案管理部门, 由于会计人员的更换、电脑的更换, 有意无意、或多或少造成会计电子档案资料的丢失。这种会计档案归档资料存在不统一、不集中、不完整的问题, 严重违反了《会计档案管理办法》的规定。

(二) 归档时间不及时

在年度终了后形成的会计档案, 按《会计档案管理办法》规定, 各单位每年的会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由财务部门保管一年。一年期满后, 应当由财务部门编制移交清册, 移交本单位档案部门统一正式保管。但是, 许多高校为了查阅方便, 拖延会计档案移交档案管理部门的时间, 有的整体延迟移交, 有的仅移交会计凭证、会计账簿, 会计报表、工资资料、合同、协议等会计资料不按时移交, 出现拖欠几年移交的现象, 甚至出现会计档案丢失情况。

(三) 查阅制度不健全

会计档案查阅、借出的批准权利没有实行统一管理, 有些部门和个人都可以下达查阅或借出的指令, 随意查阅或者复印, 甚至出现被涂抹、拆封和更换现象。不仅违反了会计档案保密要求, 也违反了法律要求。由于会计档案查阅制度不健全, 部分高校出现了会计档案霉变、毁坏, 甚至遗失情况, 增加了高校财务管理风险和档案管理风险。

(四) 鉴定销毁滞后

《会计档案管理办法》规定, 会计档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。目前, 多数高校对会计档案的鉴定销毁工作普遍滞后, 导致有效和无效会计档案混杂存放, 堆积如山, 给会计档案查阅和保管带来很大困难。

(五) 管理信息化水平不高

由于会计档案量大、复杂, 分类、编号、档案编目等需要耗费大量时间, 所以相当一部分高校会计档案管理没有实行信息化管理, 会计档案管理工作变成了会计资料的保管工作, 给会计档案查阅带来很大的困难, 影响了档案的利用效率和档案管理工作的效率。

二、高校会计档案管理存在问题的成因分析

(一) 认识不到位, 重视程度不够

高校分管财务领导和会计档案管理人员对《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等法律法规的学习理解不够, 对会计档案资料的重要性和会计档案管理工作的重要性认识不足。站在决策、监督的角度重会计资料的形成过程, 忽视预测、事后检查对完整会计资料的依赖作用。特别是忘记了决策失误或监督管理不严出现经济问题时, 会计档案资料对解决问题提供的法律证据的重要性。

(二) 内部管理制度不健全或执行不严格

一是没有严格执行《会计档案管理办法》, 仅从减少会计人员数量或工作量、随时查阅的角度看, 确定会计档案归不归档或归档地点, 必然导致会计档案归档资料不完整, 归档时间不及时, 存放管理不统一。二是查阅和借出管理制度不健全, 没有考虑会计档案的保密性和完整性, 审批权限不集中, 查阅、借出、复印等没有制度上明确区分, 涂抹、损坏、替换、丢失等没有严格的责任追究制度。

(三) 财务部门与档案管理部门职责不清

会计档案什么时间移交、移交的范围、移交的手续办理、什么时间鉴定与销毁等等, 在这些工作中财务部门与档案管理部门没有明确的职责分工, 各自从减轻自己工作强度出发, 都在被动的工作。同时会计档案的建立和日常管理尚未纳入财务部门和档案管理部门的年度工作绩效考核, 自然两个部门也就不太在意划分各自的职责范围了, 由此带来会计档案管理的不规范。

(四) 专业人员缺乏, 业务素质不高

会计档案是一种专业档案, 档案管理人员需要掌握会计和档案管理两个方面的专业知识。会计档案由于管理环节的分散造成档案管理工作非常不规范。相当一部分高校由综合档案室非会计人员兼管, 没有经过会计业务知识的专门培训, 对会计档案的归档范围和管理标准不清楚, 使得整理出来的会计档案案卷质量不高, 难以保证会计档案的完整性和安全性, 档案利用效率也较低。另外, 财务主管受业务水平制约, 对鉴定保存到期的会计档案是否还存在继续保存的价值, 不敢轻易下结论, 宁可无限期保存, 也不肯按时鉴定与销毁。

(五) 会计档案信息化管理推进力度不够

会计档案信息化管理程度不高的主要原因有以下三个方面:一是有些高校档案信息化管理所需要的硬件设施和软件配备的不足或不达标, 无法实现或完全实现信息化管理。二是档案管理人员计算机应用水平和档案信息化管理技术不足, 即使有足够的硬件和软件条件, 也不能实现档案管理的信息化。三是许多高校尚未制定档案管理信息化的标准与要求, 档案管理人员习惯于传统的档案管理手段, 不管效率如何, 没人考核, 大家都习以为常。

三、提高高校会计档案管理水平的措施和办法

(一) 加大宣传力度, 从思想上提高重视程度

提高会计档案管理水平, 首先要通过学校的相关宣传媒体加强会计档案管理规范性、政策性、重要性的宣传, 把会计档案管理法律法规作为学校领导和教职工普法教育的重要学习内容。同时要编辑和整理重视和不重视会计档案管理所产生的正反两方面相应的案例加以宣传, 特别是对本校在不重视会计档案管理中出现的问题及其后果更应该加以总结和宣传, 提高学校领导和相关人员的认识水平和重视程度。

(二) 建立健全并严格执行高校会计档案内部管理制度

制度建设是做好各项工作的前提和基础, 也是提高工作质量的保证。一是要建立严格执行国家会计档案管理办法的考核制度, 把考核结果同相关部门与人员的工作业绩和绩效分配结合起来, 从制度上约束和激励他们执行国家会计档案管理办法的积极性和主动性。二是要建立财务部门和档案管理部门职责分工制度。财务部门既是会计档案形成部门, 也是会计档案经常使用部门。通过制度确保责任明确, 有利于确定会计档案管理中存在问题的责任承担部门和人员, 确保会计档案的完整性、移交的及时性、保管的集中性。三是要建立会计档案查阅、借出、复印的集中审批制度, 明确不同情况的审批权限, 无论是校内还是校外查阅或借出会计档案, 都必须严格遵循保密和安全原则。四是建立健全会计档案缺失、涂抹、损坏、丢失等责任追究制度, 无论是在会计档案形成、归档、保管、查阅、借出、复印等过程中, 都要对造成会计档案不完整的责任部门和责任人进行处罚, 确保会计档案的完好无损。

(三) 配备会计档案管理专职和专业人员, 加强业务培训

配备既董会计业务掌握会计档案管理知识专职、专业人员, 是提高会计档案管理水平的关键。会计人员担任专职的会计档案管理人员, 应该加强档案管理知识的培训;档案管理人员担任专职的会计档案管理人员, 应加强会计知识的培训。同时会计档案管理人员也要不断提高自己的业务自学能力。只有建立了复合型的会计档案管理人员队伍, 才能真正发现问题、提出解决问题的办法和建议, 也才能从技术上和业务上解决问题。

(四) 改革会计档案鉴定与销毁审批办法

延迟进行会计档案鉴定与销毁工作是一种普遍的现象, 形成问题的原因也是共同的, 仅从高校自身解决这个问题是难以实现的, 为此, 应该重新审视《会计档案管理办法》有关会计档案鉴定与销毁的规定, 改革现在的审批办法。建议实行第三方审核、鉴定、提出销毁意见的办法, 如由财政检查机关、或会计事务所、或审计事务所、或有公证作用的其他专业部门办理鉴定与销毁工作, 由高校支付相应的费用, 这样做既可以发挥第三方的专业优势, 也可以发挥他们对高校会计事项的历史审计, 高校领导销毁过期档案的后顾之忧问题得到有效解决。

(五) 全力推进会计档案管理信息化

随着社会各个方面信息化速度的加快, 档案管理信息化是历史的必然趋势。高校应尽快按标准配备相应的档案信息化管理所需要的硬件和软件, 加快会计档案管理人员计算机和专用软件使用的培训, 有条件的高校要带头开发适合自己信息化管理的操作软件, 加快实现档案管理信息化的速度, 提高会计档案信息化管理水平, 最终提高档案管理的工作质量和工作效率。同时也可以解决会计电算化业务的电子档案, 因会计档案人员计算机技术和会计电算化技术的缺乏, 而不能与纸质档案同时移交、集中管理的问题。

参考文献

[1]纪丽霞.高校会计档案管理工作之我见[J].黑龙江档案, 2012 (05) :59.

会计档案管理 篇2

会计档案概念

会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算材料的归档

会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程

会计核算材料的归档要求

１、归档范围。凭证、账簿、财务报告、其他会计核算资料。

不归档范围:本单位经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档范围。

２、时间。第三年。



3、要求和手续。完整齐全、真实准确、装订成册。清点核对无误。

二、会计档案的整理

１、分类。原则上按——类型进行分类，分类4类。

会计凭证类

会计账簿类

会计报告类

其他会计核算材料类（主要包括银行存款余额调节表、银行对帐单、以及其他应当保存的会计核算专材料）

会计档案的整理

2.会计档案的组卷

会计档案的组卷，就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。

(1)会计凭证的组卷要求

一般按年、月顺序组卷整理。厚度一般在2cm以内。



1、分类组卷，按顺序排列，检查日期是否齐全。



2、按凭证汇总日期归集，确定装订成册的本数。



3、摘除凭证内的金属物，对大的纸张要折叠成同记帐凭证大小，且要避免装订线，以便翻阅保持数字完整。



4、记帐凭证有关人员的印章是否齐全。



5、凭证一本为1卷，必须r按照国家统一标准的会计档案凭证软封面，封面要按项目填写。

以下材料可另行组卷：

土地征用及重大固定资产的买卖单据；

工资名册；

债权债务；

交通肇事、工伤事故的处理；

涉外（含港、澳、台地区）的会计材料；

各种经济合同、存出保证金收据、契约

有必要延长延长保管期限的其他会计材料。

（2）会计帐簿的组卷要求

按和帐簿的不同种类进行组卷。对总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿等分别组卷装订。

帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类可在年终结帐后整理立卷。



1、按形成的帐簿，一册一卷，“死页帐”不必拆去空页，“活页帐”去掉空白页，将已记帐帐页依次编号，填写卷内帐户目录和备考表。



2、去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填写。

（3）财务报告的组卷要求

按、保管期限立卷



1、首先将本级与下级财务报告分开。



2、其次将年报、季报、月报分开。



3、在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，是会计报表 的重要组成部分，如财务情况说明、财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。注意：因保管期限不同，财务报告与季、月度财务报告分开立卷。

4、组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、填写封面、卷内目录、备考表。

（4）其他会计核算资料的组卷要求

按——问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

会计档案的整理

3.会计档案的编目

会计档案的编目应和符合《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）（2）填写卷内文件目录和备考表。（3）填写案卷（盒）封面。（4）案卷的排列编号。（5）编制案卷目录。

（1）拟写案卷题名

一般由单位名称、会计核算针对时间、会计文件名称等要素组成。

如“× ×单位×年×月付款会计凭证”

“× ×公司×年×月现金日记帐”等

（2）填写卷内文件目录和备考表

除会计凭证外，其他会计档案案卷都应填写卷内文件目录和备考表。

卷内文件目录

卷 内 备 考 表

（3）填写案卷（盒）封面

会计凭证

会计档案盒

帐簿启用及交接表

1.会计凭证的格式

凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245×150mm（长×宽）；适用于会计凭证的装订

会计凭证封面(样式)

单位名称：凭证名称：

会计凭证封面的填写

单位名称：填写形成会计档案的单位名称（全称或通用简称）。不能用“本部”、“本局”、“本市财政厅”等。

会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如收款会计凭证、付款会计凭证、转账会计凭证或基建会计凭证、工会会计凭证、预算外会计凭证等。

起止时间：填写本册会计凭证的起止年月日。

册数：起止时间内会计凭证的册数。

册次：填写本册会计凭证的序号。

记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。

记账凭证数：填写记账凭证的张数。

附件数：填写本册记账凭证附件的张数。

会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。

会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。

装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。

装订时间：填写负责该本会计凭证装订结束的时间。

备注：填写该项凭证需要说明的事项。

2.会计凭证盒的格式

会计凭证盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。

适用于会计凭证的装盒

会计凭证盒正面格式

很多内容与凭证封面一致。

全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。

会计凭证盒脊格式

3、会计档案盒的格式

适用于财务报告和其他类会计档案的整理。

会计档案盒脊

4.账簿启用及接交表格式

账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。账簿启用及交接表宜采用70克以上的白纸制作。

适用于会计账簿的整理。

账簿启用及接交表（正面）

档号：

账簿启用及接交表（背面）账户目录

档号章

（4）案卷的排列编号

一般按照以下次序：会计凭证按形成时间顺序排列，会计帐簿、财务报告和其他类按保管期限长短排列。具体排列方法有两种。

第一种，流水编号法：按财务报告、会计帐簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。

第二种，分类流水编号法：会计凭证、会计帐簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。

（5）编制案卷目录

案卷目录即是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具。案卷目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制。

会计档案目录格式

会计档案移交清单格式 会计档案移交清单

（三）会计档案的鉴定与销毁

1、会计档案的鉴定（确定保管期限）

根据国家规定，会计档案保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

日记帐 25年

总帐15年

明细帐15年

报表永久

月季报表5年

会计移交清册15年

会计保管清册永久

会计档案销毁清册永久

银行余额调节表5年

银行对帐单5年

（三）会计档案的鉴定与销毁

2.会计档案的销毁

保管期满的会计档案，经鉴定确无继续保存价值的，可以按照以下程序销毁：

（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（三）会计档案的鉴定与销毁

（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（3）销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

（4）监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对。销毁后,应当在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

会计档案移交应注意的事项

（1）应编制移交清册

（2）应履行移交手续

会计档案常见问题



1、会计档案属专业档案，是由本单位会计人员整理，档案人员只是接收保管和提供利用 

2、出纳人员不得保管会计档案（会计法规定）

3、会计报表第一页要有卷内文件目录，最后一页有备考表 

4、凭证封面接洽处要加盖财务专用章 谢谢大家！

论会计档案管理 篇3

摘要：会计档案在经济预测和经济决策中具有重要的作用，作为会计分析的工具，同时它还是打击经济领域犯罪活动的重要依据。针对会计档案的特殊重要性和新形式发展的需要，随着社会主义市场经济体制的不断发展，我们的会计档案管理工作也应不断改进与完善。以适应新形势发展的需要。

关键词：会计档案管理

0引言

会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料。它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。不论行政机关，还是企事业单位，凡是实行独立经济核算的，都会形成会计档案。会计档案的范围一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等四部分。这些材料储存了大量的有价值的信息，在经济预测和经济决策中有重要的作用，会计档案是反映经济业务的历史记录，它通过会计核算的专门方法，对经济业务和财务收支，予以连续的记录、反映和综合分析，具有连续性和制约性的特点，它完整地记载了经济活动中的各项指标。作为会计分析的工具。对贯彻执行党和国家的财经方针、政策、编制预决算、节约成本费用、加强内部经济管理等都具有重要作用。同时，它还是打击经济领域犯罪活动的重要依据，在打击经济犯罪活动中无可辩驳地揭穿了一些经济犯罪活动事实，从而维护了财经纪律保护了国家财产。针对会计档案的特殊重要性和新形式发展的需要，我认为新的形势下更应加强对会计档案的管理：

1会计凭证方面

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。会计凭证在会计档案中占有重要地位，是会计档案整体部分的重中之重，一般应每月装订一次，在装订之前应分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全，按凭证汇总日期归集，摘除凭证内的金属物。对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小。避开装订线，同时检查凭证序号，看是否有颠倒。发现缺号要查明原因，检查附件是否有漏缺，入库单、工资奖金发放表是否随附齐全。最后，看看记账凭证上的印章是否齐全。一切检查整理就绪后，凭证外面要加封面，封面规格应略大于所附记账凭证。凭证厚度一般应为1，5厘米，装订时应使用“三针引线法”。用棉线装订，即在左上角部位打三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。装订完后应等胶水晾干后，每本封面上填好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章，并在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

2会计账簿方面：

会计账簿是由一定格式、相互连接的账页组成，以会计凭证为依据，全面连续、系统地记录各项经济业务的簿籍，包括总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账及各种辅助登记备查簿等。会计账簿装订之前，应先按启用表的使用页数核对各个账簿是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续，要保留已使用过的账页，将页数填写齐全，去除空白页、撤掉账夹。多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账不得混装。在账本的封面填好账目种类，编好卷号，然后按封面、启用表、目录、该账按顺序排好的账页、封底等顺序装订好。账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象，封面应齐全、平整，并注明所属年度及该账簿名称、编号，编号顺序应为总账一现金日记账一银行存款日记账一明细账。之后，会计主管和装订人要签章。

3会计报裹方面

会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。主要有资产负债表、损益表、财务情况说明书等。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表应按月装订成册，装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，两边对齐压平，防止折角，如有损坏部分应修补好后装订。

另外，我认为除了装订之外就算档案的保管和销毁了。当年的会计档案，在会计年度终了后，可以暂时在财务部门保管一年，期满后由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。档案室应选择在干燥防水的地方，远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材，室内经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀，同时室内应保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅和防潮。此外，应设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏、损失、散失和泄密。会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要需经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准，外部借阅时，还应持有借阅单位的介绍信。借阅人应认真填写借阅登记簿，不得在案卷中乱画标记、拆散原册，也不得涂改抽换、不得携带或复印原件，档案室应按期如数收回，并办理注销借阅手续。

销毁档案前，应按销毁清册所列项目逐一核对，核对完毕应由档案部门和财务部门共同派人监销，会计档案销毁后经办人应在销毁清册上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期。以示负责，同时将监销情况写出书面报告，一式两份，一份报本单位领导，一份归档备查。

论会计档案的管理 篇4

1 会计档案管理的工作内容

会计档案工作是运用科学的方法管理会计档案, 为各项经济工作服务。按照传统的划分方法, 将其基本内容分为会计档案的收集、整理、鉴定、保管、提供利用等五个环节。

1.1 会计档案的收集

按照《会计档案管理办法》等规定, 要求把分散在各单位的会计资料有计划地集中起来, 对这些会计资料进行筛选, 并且整理立卷集中保存起来, 这就形成了会计档案的收集工作。会计档案的收集可采取整前收集和定期收集。

1.2 会计档案的整理

会计档案的整理是将收集起来的大量的零散的会计档案材料加以条理化, 进行分类、组卷、排列编目。在会计档案的整理工作中, 原则上应保持会计凭证、会计账簿的封装, 特别是对凭证不要拆开重新装订。

1.3 会计档案的鉴定

随着时间的推移, 新的会计档案不断形成和补充, 档案数量日益增多, 其中有些档案就可能失去保存价值, 会计档案的鉴定工作就是为了解决档案庞杂与只需要保存有价值档案之间的矛盾, 需要对保存的档案进行鉴别, 去粗取精、弃旧存新。

1.4 会计档案的保管

会计档案的保管要求竭力清除损坏和毁灭档案的客观因素, 延长会计档案的寿命, 维护其系统、安全与完整。

1.5 会计档案的提供利用

会计档案的提供利用是为了充分利用会计档案, 更好地为社会经济服务, 需要为提供会计档案做好直接的准备工作, 并通过各种方式提供会计资料。

会计档案的五个工作坏节是一个有机整体, 它们之间各自相互独立, 而又相互制约、相互促进。会计人员和档案工作者必须具有对会计档案负责, 对历史负责的高度责任感, 管理好档案, 更好地为社会经济服务。

2 会计档案的重要性

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据, 加强会计档案管理对于一个单位乃至整个社会是非常重要的。

2.1 会计档案的意义

2.1.1 加强会计档案管理可以推动档案管理工作的发展

会计档案是一个单位档案的重要组成部分, 只有会计档案管理工作组做好了, 整个档案管理工作才有可能做好。

2.1.2 加强会计档案管理可以促进单位财务管理工作的提高

会计档案管理工作是财务管理工作的最后一个环节, 往往容易被忽视, 形成财务管理工作的一个薄弱环节, 直接影响整个财务管理工作的质量和水平。

2.1.3 加强会计档案管理可以促进会计人员素质的提高

档案管理是一门学问, 里面由于很多新的东西需要会计人员去学习、去探讨, 而这个学习和探讨的过程, 逐渐的提高了会计人员的业务技能和自身素质。

会计档案是会计活动的产物, 反映经济业务的历史记录, 是总结经营管理经验的重要资料, 应按一定的规律集中保存。会计档案是在会计核算中形成的, 具有很强的原始性和记录性。

2.2 会计档案的主要特点

2.2.1 内容的专业性

会计档案与经济活动紧密相关, 它通过会计核算的专门方法, 对经济活动和财务收支, 予以连续的记录、反映和综合分析, 具有连续性和制约性的特点。从会计凭证到会计账簿, 最终产生会计报表, 构成了一个完整的体系, 直接反映机关、企事业单位的各项经济业务, 这种内容的特殊性, 赋予会计档案较强的专业性。

2.2.2 形成的广泛性

不论机关还是各企事业单位, 凡是实行独立经济核算的, 都会形成会计档案, 所形成的专业材料也是相同的, 都是会计凭证、会计账簿和会计报表。每个单位每天处理会计事项时, 都会产生会计材料, 小单位每天几件, 大单位每天形成几十件甚至几百件, 全年就会形成较多的会计凭证, 具有广泛性。

2.2.3 严密性和准确性

严密性和准确性是会计档案的生命所在, 是对会计工作提出的最基本的要求。会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述, 反映经济活动质的变化, 要求极准确的资料。会计档案是在会计核算过程中通过设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿及编制会计报表等一系列专门方法, 进行连续、系统、完整的记录、计算、反映和监督, 要求较强的严密性和准确性。

2.3 会计档案的作用

2.3.1 信息作用

会计档案中有着丰富的经济资料, 可为管理者提供信息, 为预测和决策服务。

2.3.2 法律依据作用

会计档案大多都是原始资料, 是单位和个人依靠解决法律纠纷、产权纠纷和账务纠纷的重要证据。

2.3.3 审查监督作用

会计档案真实地记录和反映本单位的经济活动, 凡有违反财经纪律和财务制度的不法行为, 都会在会计档案中留下蛛丝马迹。

2.3.4 人事档案作用

每个人在社会活动中, 都会和经济工作发生联系, 尤其是国家公职务人员, 都会自觉不自觉的将个人的社会交活动以会计凭证的形式在会计档案中留下记录。诸如个人的工资、公差报销、业务培训等, 这些人和事将真实的反映在会计档案中, 这种人事档案作用, 给各项管理工作带来很大的方便。

2.3.5 咨询作用

某市某商场因没有货车而请车运送各种商品, 每年都需支付一笔可观的运输费, 经理从节约经费、方便工作出发, 提出购买一辆货车的设想, 但对其经济效益不明, 财会人员经过计算分析, 很快得出三年内可将买车费用补偿回来, 帮助领导进行了决策。

要充分发挥会计档案的作用, 首先各级领导要有足够的认识, 在管理中自觉的对档案管理加以运用;其次要不断提高会计档案管理者的技术素质, 做到会计档案平时注意收集整理, 定期集中归档, 按规范化、标准化的要求, 保证会计档案材料的连续性和完整性, 使其发挥更好的作用。

3 会计档案管理存在的主要问题

妥善保管好会计档案, 对于总结单位经济工作经验, 指导生产经营管理和事业管理, 查证经济财务问题, 防止贪污舞弊, 研究经济发展的方略等都将起到极为重要的作用。会计档案管理存在的问题总结起来有以下几个方面。

3.1 对会计档案管理重视不够

会计档案不仅可以详细地反映出一个单位会计基础工作规范中的一些情况, 而且可以为国家或单位提供比较详细、完善的经济、技术资料, 对国家制定宏观经济政策和经济部门的经济决策都具有重要的参考意义。

3.2 会计档案整理不规范

会计档案整理的不规范主要表现为:会计账簿在会计年度终了后不填写“账簿启用表”和“科目表”;会计凭证粘贴和装订不整齐、不牢固;会计凭证填写要素不完整;记账凭证有的无会计机构负责人、会计主管人员的签章, 有的甚至连原始凭证的张数都不填写;归档立卷不规范, 编号不完整, 责任不明确。

3.3 会计档案保管设施不完善

会计档案保管设施不完善主要表现为:单位无专门的档案室;存放档案无铁皮柜, 而是随便放在木箱或纸箱内;虽有专门的档案室, 但安全意识不强, 没有安装防盗门窗等。

3.4 会计档案销毁不及时

会计档案保管期满后, 应当按照有关规定进行销毁。然而绝大多数单位都存在超期保管会计档案的问题, 有的单位保存着几十年的会计档案 (永久保存的除外) 。这不仅给单位档案管理带来了不必要的负担, 而且也给单位保管好新形成的档案增添了诸多不利因素。

4 搞好会计档案管理的措施

4.1 各单位要高度重视会计档案管理

单位负责人要积极支持会计机构做好会计档案管理工作, 为其解决管理中存在的实际问题;会计机构负责人要增强责任心, 认真履行职责, 建立健全本单位会计档案管理制度, 使会计档案管理制度化;分工专人负责, 对每年形成的会计档案进行整理立卷、装订成册、归档、保管和移交, 使会计档案管理规范化。

4.2 会计档案的整理要规范化、程序化

会计凭证应按月整理, 加具封面, 封底装订成册。装订时应用纱绳订紧右上角, 然后用封条包角, 再由装订人在封条与凭证之间加盖名章;凭证封面的内容要调协齐全, 盖齐名章, 装订的顺序是:封面、记账凭证汇总表、记账凭证、抽出凭证登记表。会计账簿的装订顺序是:封面、启用表、目录、帐页、封底。会计报表的装订顺序是:封面、财务情况说明及附列资料和编表说明、会计报表、封底。年终应将各月各季的会计报表合并成册, 另加封面。会计账簿和会计报表在第二年度初进行整理, 对于未列入会计档案的收款收据存根、作废的支票等应编号造册视同会计凭证保管, 对于本年度的预算、计划和财务文件亦可装订成册作为会计部门的参考资料。

4.3 完善会计档案管理设施建设

各单位应认真建立和完善档案室, 购置必要的保管设施, 使会计档案的保管达到防火、防盗、防潮、防鼠等要求, 确保会计档案的妥善保管。

4.4 认真做好会计档案的销毁

单位长期保管过期的会计档案, 不仅没有任何价值, 而且也不利于保管好保管期内的档案。因此, 各单位应对保管期满的会计档案予以及时清理, 并按照《会计档案管理办法》规定的程序进行销毁 (但未结清的债权债务原始凭证和其他未了事项的原始凭证除外) 。

4.5 会计人员应认真学习会计档案管理知识

会计人员主要通过学习《档案法》、《会计档案管理办法》等法律法规, 掌握会计档案管理的基本知识和方法, 从而做好会计档案管理工作。档案人员也要主动地了解、询问利用者的要求和目的, 掌握利用者所查阅档案能够解决的问题和将会产生的利用效果, 并随时做好利用效果登记或记录。

4.6 会计档案的管理要制度化、科学化

会计档案要做到妥善保管、存放有序、查找方便, 同时严格执行安全和保密制度, 不得随意堆放, 严防销毁、散失和泄密。管理好会计档案, 必须配合会计档案管理人员, 结合本单位实际情况设置库房和专柜, 制定切实可行的档案管理制度。

在利用会计档案时, 要严格办理手续, 本单位人员查阅要经会计主管人员同意。外单位人员查阅, 要有查阅单位的介绍信, 并注明查阅档案的内容, 经单位领导人和会计主管人员批准后方能查阅。

在查阅过程中, 只能查阅与内容有关的资料, 原则上不能拆散原卷册。档案原件不能借出, 外单位查阅会计档案, 需抄录和复制的, 由会计主管人员签订意见, 报经单位领导批准, 所有查阅的会计档案均应进行登记。

参考文献

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[9]张一传.高校会计档案工作存在问题及其对策思考[J].经济师, 2003 (10) .

会计档案管理规定 篇5

为提高我校财会档案工作质量和科学管理水平，充分发挥财会档案的作用，逐步实现财会档案工作的规范化、标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规定。

一、基本原则

1、凡在财务管理和会计活动中，直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属会计档案。

2、会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，必须实行集中统一管理原则，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用；财会档案必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系。

3、严格实行部门立卷制度，应明确一名专（兼）人员负责会计档案工作，并纳入职责范围之中。

二、归档范围

1、归档主要内容：包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等材料。具体范围和保管期限见附件。

2、归档重点：会计活动中各个阶段形成的不同类型具有长期保存价值的文件材料。

3、不归档的文件材料：上级有关财务普发性（非专指高校）、不办的文件；未定稿的文件；重份文件及校内其他单位发来的文件；未生效的合同、协议、单据；无考查利用价值的一般性、临时性文件；与校外单位交换来的材料。

三、归档要求

1、归档的财会文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。

2、坚持由部门立卷归档原则，由经办人负责将积累文件材料按归档要求组卷成册，移交给专（兼）职档案员归总后移交校档案馆。

3、遵循会计文件材料形成规律和特点，保持其有机联系，按照会计时间进行组卷，不同不能组成一卷；各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。

4、案卷封面标题要简明、确切；卷内目录表按格式填写；页号编排，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧下角。

5、活页账应抽掉空白页，会计账簿应抄写卷内目录，然后按卷册加封面装订。

189

6、会计凭证装订前要对会计·凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据要粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。

7、会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1．5至2．ocm为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于戳立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月份的凭证合并订成一册就可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。

8、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补；各种材料大小均为16开（凭证除外），图表按此规格叠成手风琴式。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷，热敏纸传真件不得直接存档。

9、会计凭证必须包角并在背面粘贴处加盖装订人私章。封面填写包括凭证种类： XX

本月共 册之第 册 本册号数： 自 号起至 号 本册日期： 自 月 日起至 月 日止

单位名称： 在会计主管： 会计： 装订：三项加盖私章。

10、移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

11、移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、归档时间

1、财会综合性文件材料在次年六月底前立卷归档；

2、财会业务性材料实行隔年移交制度：在次年一季度内整理组卷，由管理科保管三年后移交校档案馆。

2007年11月6日 190 附件一：高等学校财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号

类目名称

保管期限 CK111 上级有关财务会计工作的文件材料

永久 CK112 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期 CK113 学校基金管理工作文件

短期 CK114 有关财务管理方面的其他文件材料

短期 CK115 会计移交清册

长期 CK116 财会档案移交保管清册

永久 CK117 财会档案销毁清册

长期

CK12 会计报表

序号

类目名称

保管期限 CK1

21决算报表（含基建综合决算）

永久 CK122

预算会计报表

短期 CK12

3以上规划表、分配计划、测算表

长期 CK12

4以上各种统计报表（含工资报表）

长期 CK125 季度以下各种计划、统计报表

短期

CK13 会计帐簿

序号

类目名称

保管期限 CK131 涉及外事会计帐簿

永久 CK132 总帐

长期 CK13

3预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

短期 CK13

4预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

短期 CK135 学校专项基金帐簿

短期 CK136 日记帐

短期

其中：现金、银行存款日记帐

长期 CK137

固定资产明细帐（卡片）

短期

（固定资产报废清理后保管五年）

191

CK14 会计凭证

序号

类目名称

保管期限 CK141 涉及外事的会计凭证

永久 CK142 预算内各种原始凭证、记帐凭证

短期 CK143 预算外各种原始凭证、记帐帐单

短期 CK144 学校基金各种原始凭证、记帐凭证

短期 CK145 银行存款余额调节表

短期 CK146 会计拨款凭证及其他会计凭证

短期 CK147 银行对外帐单

短期 CK148 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

CK15 工资清册

序号

类目名称

保管期限 CK151 工资发放名册、卡片

永久 CK152 工资转移、证明、通知存根

长期 CK153 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短期

医院会计档案管理浅议 篇6

一、会计档案归档的范围

1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3.财务报告。包括《医院会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

二、目前医院会计档案管理现状及其原因

1.会计档案管理工作重要性认识不够。

在有些医院，领导和财务人员对会计档案工作不重视，往往只注重日常的财务工作，忽视会计档案管理。对会计档案的知识，特别是档案的规范化知识懂得少知又少，也没有配备专业的会计档案人员，往往是匆匆了事，整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计档案的案卷质量不高。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考，因此会计档案的质量取决于会计人员对会计资料的审核监督及收集装订。

但实际工作中由于会计职能的弱化，会计的监督职能未能很好地发挥作用，不能确保会计资料的真实、合法，或者是合法的会计资料掩盖了非法的经济行为。同时由于装订是由会计人员来完成，一般采取谁收集、谁装订的方法，难以保证其统一的整齐规范和美观大方。

3.财务部门没有或未及时向档案部门移交会计档案。

根据《会计档案管理办法》规定，设有档案部门的，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，原则上应由会计机构编制清册移交本单位档案部门统一保管。会计机构必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门。但在实际工作中，会计机构为了查询方便，或者由于装订归档不及时，会计档案长期摆放在财务部门，要么未按期向档案部门移交，要么不向档案部门移交。

4.会计档案的查阅存在薄弱环节。

会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。但在实际工作中，在借阅会计档案时，由于档案人员身兼多职，无法精细化工作。由于查询频繁，档案人员分身无术，任由科室内部人员随意借阅，不作任何登记，直接将会计档案借出，导致监督和管理存在诸多薄弱环节。

三、完善医院会计档案管理的措施

1.充分认识会计档案的重要性，加强医院会计档案的规范化管理工作。

按照《会计档案管理办法》的相关规定，各单位都必须加强会计档案的管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。各单位要加强对会计档案管理工作的领导，提高对会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案如人事档案、病历档案同等重视，规范管理。同时，会计档案管理工作是财务管理工作的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响整个财务管理工作的质量水平。

2.完善会计档案管理工作的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。

医院财务部门按照《会计档案管理办法》、《医院会计制度》等规定，制定出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。

应在医院财务部门指定专人负责会计档案的装订和归档工作，但出纳不得兼任档案工作。医院财务部门将会计档案移交给医院档案部门时，档案管理人员应办理交接手续，加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目相符，案卷整理质量是否规范。

3.加强财务人员的会计档案管理及操作技能培训，提高会计档案的案卷质量。

会计人员是会计档案的第一责任人。会计人员对会计档案规范化的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。档案管理是一门学问，里面有很多新的东西需要会计人员去学习、去探索。而这个学习和探索的过程，自觉不自觉地就提高了会计人员的业务技能和自身素质。因此，必须将会计档案管理及操作技能培训，纳入会计人员上岗培训内容，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

4.加强会计档案的保密工作。

会计人员要自觉遵守会计职业道德规范，做好会计档案的保密工作。会计档案任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

5.强化会计档案的销毁管理。

按照会计档案管理的规定，对超出会计保管年限的会计档案要定期进行销势。在销势时，由档案管理部门和财务部门共同监销，清点核对，并分别在销毁清册上签名盖章，并向单位领导报告。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。

四、我院会计档案管理在实际工作中的应用

1.单位领导非常重视档案工作。

财务部门指定专人负责会计档案工作，每月终了，会计人员及时将记账凭证装订成册，会计年度终了后，及时将装订成册的会计档案进行整理立卷、归档。注重会计档案质量，年度终了后将会计档案装订成册后装入凭证盒、账盒，并及时移交给档案室。

2.会计档案的信息化管理。

在信息化时代下，人们利用计算机进行信息交流越来越频繁，促使医院高度重视会计档案的信息化。会计电算化的推广应用，使会计档案可以存储在体积很小的电脑磁性介质上，大大节省了存档的空间和成本。我院利用档案的信息化管理，严格执行会计电算化的有关制度，分权限管理，并做好维护与备份工作。按照要求将医院会计档案生成电脑数据，存放在服务器存储介质上，并采用双硬盘进行备份。原先在移交会计档案时要做大量的手工工作，工作量很大。运用计算机后，节约了时间，节约了劳动力，同时也方便了以后的档案查阅。强化电算化会计档案管理工作，对于我院经济的正常运行，资产的安全完整产生积极的作用。

综上所述，科学规范的档案管理工作，是为医院领导及时了解医院整体经营状况，适时调整管理策略提供准确依据。不断更新档案管理观念，探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映医院整体发展状况和经营成果。会计档案的特点是工作量大、面广、专业性强，它记时记事真实，有的时候不需要借助其它任何材料就能直接说明问题，通过充分的、系统的、全面的利用会计档案材料，全面衡量医院发展的状况，更好地制定医院各项工作计划和对将来的工作进行科学预测。因此，作为财务档案管理人员，必须提高档案管理水平和能力，为社会和医院提供更多有价值的档案信息。

会计档案管理工作探析 篇7

一、充分认识会计档案管理工作的重要性

在信息化时代, 各单位要不断更新会计档案管理观念, 勇于探索和尝试新的会计档案管理手段, 切实做好单位会计档案管理工作。各单位领导、财会人员和档案保管人员都要提高对其重要性的认识, 要把会计档案同人事等其他档案同等看待, 规范管理。要求凡与会计档案有关的出纳、会计、保管人员等都要树立科学管理、有效使用和耐心服务的工作理念, 并真正使会计档案管理走上法制化轨道。

二、不断加强会计档案信息化管理的软硬件建设

要为档案部门添置必要的设备和相应的管理软件等, 建立会计档案信息网, 使用户足不出户, 就能进行档案咨询查阅、利用, 实现真正意义上的信息化服务。另外, 会计在选择会计电算化软件时, 最好是选择带有档案管理辅助功能的软件, 而且要完善会计电算化环境下会计档案管理的各项规章制度。如核算和管理的系统数据和文件资料必须由各经办人定期负责实行双备份存储, 并分室保管, 以免系统出错时能及时修复数据, 确保会计电算化工作的正常、顺利进行。

三、努力做好会计档案工作的规范化管理

档案工作规范化、标准化是做好档案管理的重要中间环节, 在搞好软硬件建设的同时, 做好文书处理和及时归档则是实现会计档案工作规范化、标准化的重要基础工作, 因此, 要强化系统思维意识, 树立文书处理工作规范化、标准化的指导思想。单位财务部门在会计核算过程中, 要按照统一的规范格式, 健全各类凭证、账簿的记录和保管要求, 并严格遵守合理、科学的会计凭证传递程序, 保证会计档案的及时、完整和规范。如整理装订除了要及时, 还必须各负其责:一是为了防止会计凭证散乱和遗失, 一般要求财务部门指定的会计凭证管理人员, 按照当月记账凭证的数量, 定期整理并装订成册, 并做到整齐美观;二是会计账簿由记账人员负责整理并装订;会计报告由经办会计负责整理并装订;备查类及其他各类需归档的资料由各相关经办人负责整理并装订, 装订成册后再交由财务处负责会计档案管理的管理员统一整理归档。对于已由财务部门交由档案部门保管的会计档案, 任何人都无权私自拆封和抽换, 如果确需拆封, 则应保持原卷宗的封装, 而且应由单位档案部门会同财务部门原经办人员共同拆封并整理后存档, 以分清责任;对于暂时保管在财务部门的会计档案, 如果确需拆封, 则需报财务部门负责人同意并在其指定人员的监督下办理拆封整理归档等手续。

四、严格规范会计档案的借阅程序

会计档案是重要的经济档案, 不能视同一般档案来管理。会计档案管理人员应健全并严格办理会计档案查阅、借阅和复印登记手续。借阅人应切实负责所借档案的安全, 不得损坏、涂改、拆卷。在借阅和归还时, 必须严格履行登记手续, 并当面点交清楚。归还时, 保管人必须检查案卷有否损坏、遗缺, 并在登记簿上签收注销。如果是本单位有权属的因正当理由需要查阅的会计档案, 则需财务部门负责人同意并办理相关手续后方可查阅;如果是外单位需要查阅会计档案, 则需要提交外单位的正式介绍信, 而且经财务部门负责人同意并办理相关手续后方可查阅。会计档案不得外借, 如确有需要, 必须经单位负责人同意, 并办妥相关手续后才能复印。

五、重视会计档案销毁程序的设计及监销工作

论医院会计档案的管理 篇8

(一) 管理制度完善性差, 重视程度低

健全完善的医院会计档案管理体系, 是对医院资金实行有效经济管理, 制定科学合理的医院发展策略的可靠保障。但是, 就我院而言, 医院会计档案填写、保管及销毁等方面制度的不完善性, 严重制约了医院经济决策的可行性和科学性。例如:会计档案案卷的质量不高、往来款项未及时清理、档案室的硬件设施不够等。这在某种程度上, 阻碍了医院会计档案管理的经济职能的发挥。

(二) 部门设置不合理, 安全保密性差

档案部门是会计档案管理工作的组织保证, 设置独立档案部门是工作的需要也是法律规章的要求。但实际工作中很多医院均未设此机构, 各类档案由各类人员分散负责, 如设备档案由设备科负责、基建档案由基建处负责、会计档案由收集的会计人员负责, 各处工作分散、存放分散、管理环节分散, 造成档案保管不规范, 难以保证档案的完整、安全和保密。

(三) 专业人才缺失, 对档案开发利用不够

会计档案属专业档案, 这决定了会计档案管理人才所应具备的知识结构, 但目前的现状是医院的会计档案管理人员大多由财务人员构成, 这些财务人员虽然具备较高的财务专业素养和实践知识, 但是, 其在医院会计档案管理方面的专业知识和实践经验相对薄弱, 仅能做到收集整理归档。而几乎没有对档案价值进行开发利用, 从而也直接影响人们对会计档案重要性的认识, 对会计档案的有效管理极为不利。

(四) 档案工作留有死角, 会计档案销毁难

会计档案的销毁是会计档案管理一系列工作中不可缺少的重要环节。实际工作中这一环节往往不受重视, 形成无人来销、无人敢销毁的局面。究其原因, 一方面是数量大, 开展工作需花费大量的人力物力;另一方面是鉴定销毁缺乏可操作性规定。

二、完善医院会计档案管理的措施

(一) 提高思想认识, 完善管理制度

众所周知, 医院会计档案具有原始性、记录性、广泛性等特点。而意识决定对价值的认识。因此, 只有提高我院全体医务人员对档案管理工作的思想认识, 才能从根本上促进我院会计档案管理制度的不断完善和发展。在工作中, 我们应进一步完善档案收集归档制度、医院会计档案鉴别管理制度、档案管理硬件配置标准化制度及医院会计档案管理工作的制度等, 从而建立合乎《档案法》、《会计档案管理办法》等各项法律法规的科学性高的医院档案管理制度, 进而为医院作出正确的经济决策提供可靠的制度保障。

(二) 设立专属部门, 规范档案管理

会计档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节。医院的会计档案与人事档案、病历档案同等重要, 随着医院规模不断扩大、档案数量也激增。因此设立专门的档案部门、配备专人管理会计档案。严格执行安全与保密制度, 建立建全归档、借阅、移交、销毁等登记管理制度, 切实保障会计资料的安全、完整、保密。同时, 医院还应加强对档案管理人员的职业道德素养培训, 从而增强档案管理人员的责任心, 进而从源头上加快医院会计档案管理向规范化与标准化方向迈进的步伐。

(三) 加强信息化建设, 提高运转效率

会计档案已由原始的纸质档案发展到电子的、磁质的, 由于电子系统数据易被修改, 应严格执行计算机的授权、审批制度, 加强安全保密措施, 建立会计软件多用户、分权限管理方法, 对数据及时维护、备份, 以防人为恶意修改、病毒侵害导致信息损失、失真。时代的发展, 信息化会计以其强大的核算管理功能, 是会计发展的必由之路, 加强电算化会计档案管理, 切实保障医院经济的正常运行、资产的安全完整、堵塞经营漏洞。

(四) 严格保密制度, 定期鉴定销毁

会计档案的鉴定销毁是会计档案管理不可缺少的环节, 按照《会计档案管理办法》规定, 医院要制定切实可行的会计档案鉴定销毁制度, 由档案机构会同会计机构提出销毁意见, 编制会计档案销毁清册, 列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容, 并在销毁清册上签署责任人名称等内容, 使鉴定销毁工作有据以依, 规范实行。做好会计档案的鉴定销毁工作, 最大限度地合理利用存储空间, 节约有限的人力、物力资源。

三、结语

医院会计档案是医院进行经济决策、制定财政收支计划、实施经济监督的重要依据。因此, 加强医院会计档案在收集、整理、存贮和分析利用等细节的管理, 不仅是提高医院会计档案管理水准的重要举措, 也是促进医院管理向规范化、制度化、科学化方向转化的有效手段, 是进一步促进医院发展壮大的有效途径。

摘要：随着社会经济的高速发展, 高压力、快节奏的生活正在不断侵蚀着人们的身体健康。而不断壮大的就医人群, 在很大程度上加大了医院会计档案管理的难度。众所周知, 医院会计档案是医院经济活动的历史记录, 它反映了医院经济运行的综合情况。同时, 它也是医院进行资金分配的决策依据, 在客观上起到了经济监督的作用。由此可见, 医院会计档案管理的优劣, 是事关医院经济能否正常运行, 国家各项财政政策、预算能否贯彻实施的关键所在。

关键词：重要性,存在问题,构建措施

参考文献

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会计电算化下的会计档案管理 篇9

1. 会计档案的作用

1.1 为各单位的财务工作和生产经营提供决策依据

会计电算化的应用, 使各有关单位能够利用电算化数据, 开展分析、预测与判断;制定最优经济管理方案;做到以最低成本, 获得最大收益的经济价值的最大化。

1.2 对保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处经济案件等有着重要的作用

例如, 化工部利用所保存的会计档案, 在很短的时间内就查清了“文化大革命”期间积累的上千件近5亿元的债权债务方面的悬案。上海市一九八三年底财务大检查时, 从有关单位一九八三年九月至十一月十五日的会计档案中, 查出不少偷漏税问题, 追收回税利8119万元。

1.3 为研究经济发展提供研究史料

例如, 河南省依据会计档案和有关文书档案编写财政史志, 先后出版了《河南财政大事记》、《建国以来的河南财政体制》和《历年来河南财政预算》三本书, 对总结河南省财政工作的经验教训, 指导财政工作, 起了积极的作用。

2. 会计电算化的档案管理问题

2.1 版本兼容性不够

会计电算化的应用随时间的推移, 出现了财务软件和电算化会计档案的诸多版本;各个电算化档案、财务软件不同版本之间, 很难兼容, 表现为:跨版本不能调阅, 或者出现意外错误。

2.2 会计档案管理制度不完善

目前一些单位由于受条件限制, 会计档案管理制度不完善, 表现在:没有使用质量优良的磁盘介质, 对会计电算化数据进行备份;没有执行存储盘、备用盘分离存放, 致使数据毁损或丢失;没有按照国家档案管理局库房管理制度标准的规定, 建立电算化会计档案管理的专门制度。

2.3 缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

会计电算化工作是会计专业技术与计算机操作、维护与网络安全技术的统一体;它要求工作人员, 不仅要掌握会计专业技术, 还要熟悉计算机操作、维护与网络安全技术, 缺一不可;它对财务人员的业务素质和系统安全都提出了新的要求。然而, 目前一些单位, 上岗前仅仅对财务人员, 进行简单的微机培训;缺乏系统的计算机维护与网络安全教育, 盲目上岗, 潜在危险, 不可小视。

2.4 对会计电算化档案管理重视程度不够

许多单位财务人员把会计电算化看成是自动做账, 对于借助电算化会计档案, 实现部分代替人脑对财务状况进行分析、预测与判断的会计电算化的较深层次的功能, 根本没有开发、甚至不会使用;这些都从心里上影响了电算化会计档案的规范管理。

无论是档案管理部门, 还是档案形成部门, 都对电算化会计档案管理的归档环节重视不够:档案形成部门对电算化会计档案, 交什么、交多少, 任其自然;档案管理部门对其也缺乏必要的业务指导和惩戒措施。这些都严重地阻碍了电算化会计档案管理工作的进一步发展和完善。

3. 完善电算化会计档案管理工作的建议

完善的电算化会计档案管理是会计电算化工作持续有效进行的保证;是会计信息系统内部数据安全完整的保证;是会计电算化系统正常运行的保证, 必须加强电算化会计档案管理。

3.1 严格保证电算化会计档案与财务软件版本的一致性

由于电算化档案、财务软件不同版本之间, 很难兼容, 表现为:跨版本不能调阅, 或者出现意外错误, 造成会计档案信息失真、失效, 影响恶劣。对此, 笔者建议:在电算化会计档案的存储盘中, 除保留备份的财务数据外, 还要保存对应版本的电算化软件的系统盘, 两者必须严格一致;方便随时安装、调用。

3.2 完善电算化会计档案的管理制度

实行会计电算化以后, 随着存储介质的改变, 对会计档案的管理也应不同。在参照财政部制定的相关会计电算化管理规定的基础上, 需要各单位根据其具体情况, 制定符合本单位电算化档案管理的具体办法, 并形成有效的约束机制。会计主管部门应加强对各单位电算化会计档案管理的监督检查, 促进各单位电算化档案管理的制度建设。

3.3 培养、提高相关人员综合业务素质

会计电算化工作的相关人员不仅要掌握会计专业技术, 还要熟悉计算机操作、维护与网络安全技术;对会计人员、系统维护人员、系统管理人员, 按照岗位要求, 取长补短、分类培训;必须开展集中培训与年度考核相结合, 以评促建, 培养、提高相关人员综合业务素质。

3.4 提高对会计电算化档案管理的重视程度

各有关单位应严格执行《会计电算化工作规范》与《会计电算化管理办法》等文件中关于电算化档案管理的相关规定;要求参照相关内容制定符合本单位情况的电算化会计档案管理办法, 严格执行;并要求组织开展定期考核, 以评促建。

结语

综上所述, 只有高度重视会计电算化档案的管理工作, 切实提高版本兼容性、不断完善管理制度、培养提高相关人员综合业务素质, 会计电算化档案管理工作才能适应时代的要求, 为经济社会发展, 更好地保驾护航。

摘要：文章首先阐述了会计档案的重要作用, 分析了会计电算化下档案管理存在的问题, 即会计电算化档案的版本和兼容性问题日益突出, 管理制度不完善, 缺乏必要的计算机维护、网络安全人才, 各部门归档工作重视不够。最后, 针对以上问题, 提出了如何改善电算化下的会计档案管理。

关键词：会计电算化,档案管理,信息化

参考文献

[1]郭香彩.谈电算化会计档案的管理[J].中国管理信息化, 2009. (17) .

[2]任向花.会计档案电算化管理问题的研究[J].山西档案, 2007 (S1) .

[3]梁艳斌.如何加强和完善电算化会计档案管理[J].福建商业高等专科学校学报, 2007 (4) .

石油企业会计档案管理初探 篇10

一、石油企业会计档案管理存在的主要问题

由于石油企业属于多工种、多专业的联合大型国有央企, 具有点多、线长、面广的生产经营特点, 专业化的分工管理成为了石油企业的特殊模式, 反映到会计档案方面, 由会计部门对会计档案进行编撰、建档、使用、归档等工作, 档案部门协助指导的办法, 虽然有一定的积极作用, 但也存在问题。

1. 对会计档案的重视程度不足。

企业会计部门虽然是产生会计档案和使用会计档案的专业部门, 但对于会计档案的管理和重要性的认识存在不足, 主要表现在:没有培养专业化的会计档案管理人才。会计部门的人才培养, 大都放在了资金、成本、资产管理方面, 对于会计档案管理人才的培养基本上没有开展, 而且对于会计档案的撰写人员采取的是兼职方式, 而且每年撰写的人员都在变化, 造成会计档案前后期内容不对称、文法不对应、思路不一致, 影响了会计档案的整体效果。

2. 会计档案的信息反映存在缺位。

一是会计信息反映的图表格式过于专业化, 基本注解也不够清晰, 出现了经济信息群众读不懂、管理信息非专业人士不明白的情况, 给非会计专业方面的管理人员运用会计档案带来了困难。二是会计信息反映的经济内容不连续, 一些经济业务在这本期会计档案中有详尽的记载, 但到下一个会计年度就直接“蒸发”了, 使会计档案前后期对同一问题的反映失去了可持续性。三是会计信息反映的内容不精练, 把会计档案当成了工作报告来写, 不仅加上背景、论述, 还增加了原则、意义等等, 成为了档案管理中典型的不必要的“锦上添花”。

二、石油企业会计档案管理的基本思路

1. 充分认识和提高会计档案在促进企业发展中的地位和作用。

会计档案在石油企业经营管理中占有特别作用, 这不是人的主观意志, 而是由会计档案所反映的经营信息所决定的。据统计, 石油企业所需的经营管理信息, 90%来源于企业的会计部门。从这个意义上说, 会计档案管理的好与坏, 直接影响管理的水平。因此, 对于会计档案管理, 必须要站在战略的高度, 借助石油企业档案管理体系的平台, 不断地通过会计档案把企业的生产经营活动如实地反映出来, 促进企业的改革发展。

2. 对会计档案实施科学管理。

会计档案信息量大, 涉及的范围、内容和专业也比较多, 必须根据石油企业会计的特点和档案管理的要求, 对会计档案进行科学分类管理。

(1) 基础信息类。主要借助财务报表, 采取定量化方式, 据实反映石油企业一年来或一个生产经营周期内的生产经营活动数据。重点是企业的收入、支出、盈亏三部分。收入项目反映的是企业在一年来或一个经营周期内经营活动总收入, 由主营业务收入、其他业务收入、投资收益、营业外收入和补贴收入五项构成。与此相对应, 支出项目由主营业务成本、其他业务成本、营业税金及附加、期间费用、营业外支出和资产减值损失六项构成。盈亏指的是收入与成本相减后的差额。如果有盈余, 还应如实反映出税后利润所提取的各项公积金、公益金和下一个年度可供分配的利润。

(2) 重大活动类。主要借助财务报告, 采取定量与定性相结合方式, 对每年会计部门为了配合生产经营其他管理部门, 同时结合本专业的管理实际, 开展了强化资金运营、推行成本管控、优化应收款项管理、加速资产运作效率等挖潜增效活动。这些活动既是会计部门的大事, 也是企业一年中经营活动的重要反映, 作为对基础信息类的有效补充。

3. 开展会计档案人才培训。

抓好会计档案管理, 人才培养是关键。根据石油企业管理的需要, 对会计档案人才培养可从三个方面同时开展。一是基础型会计档案人才, 由会计部门与档案部门办班培训, 掌握基本的档案学知识, 能够规范地开展会计档案工作。二是中层会计档案人才, 由组织部门按照选拔“赛马”的方式, 对脱颖而出的人才直接送入大学, 进行专业化的系统学习。三是对于高端的管理人才, 采取社会公开招聘的方式, 用人才带动管理。

三、石油企业会计档案管理应注意的问题

1. 符合档案管理的一般原则。

会计档案虽然站在会计专业的角度反映企业经济活动, 但必须按照档案撰写规定, 做到规范、准确、严谨和通俗易懂。如在反映“效益指标完成情况”时, 其数字的用法应遵照中华人民共和国国家标准《出版物上数字用法的规定》, 如重大会计管理活动应采取史书的写法, 精确选材, 把工作中的项目在材料中如实反映出来。也就是说, 要反映什么项目、多少项目、关键技术、创造效益等核心问题, 用平铺直叙, 不夸张和评论的方式, 彰显会计档案存史、便检的特性。

2. 信息数据口径问题。

信息数据“打架”是档案管理常遇到的现象。会计信息方面也是如此。主要是没有规范数据的出台口径和专业部门间沟通不足。正确的方法是根据各专业部门在管理中的职责确定数据口径:涉及成果类的数据, 以会计部门提供的数据为准, 涉及年度工作量、企业增加值等数据等以规划计划部门提供的数据为准, 涉及到薪酬收入、劳动生产率等以人力资源部门提供的数据为准。确保数据间保持一致。

3. 信息管理可持续问题。

由于国资委和集团公司每年对石油企业的财务考核在不断地变化, 会计档案信息管理可持续问题十分突出。如2010年集团公司对各油田要求上报的会计信息有利税一项, 到了2011年变成了税费。利税指的是利润加税金, 税费指的是税金加上各项上交的费用 (如教育费附加等) , 造成信息管理失去了连续性。正确的方法是:既然利税和税费都是企业经营的重要成果指标, 只是上级考核的时期不同, 最好的办法是一并反映, 达到把变化反映出来, 也保持了信息连续性的双重效果。

摘要：会计档案工作是石油企业一项重要的管理活动, 也是档案管理中的一个“亮点”, 越来越受到重视。文章结合石油企业实际, 分析会计档案管理存在的重视程度不足、信息反映存在缺位等问题, 提出充分认识和提高会计档案在促进企业发展中的地位和作用、对会计档案实施科学管理、开展会计档案人才培训和会计档案应注意的信息数据口径和可持续管理的基本思路。

关键词：石油企业,会计,档案,管理

参考文献