浅谈网络环境下的办公自动化策略

2023-03-02

办公自动化是将现代化办公与计算机网络相结合, 是信息化社会的产物。办公自动化是办公方式的一次革命, 一个机关或企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准之一。办公自动化能有效提供办公人员的工作效率, 节约办公成本, 是未来办公的发展趋势。

1 网络在我国发展的几个阶段

我国网络系统建设发展大体经过以下几个阶段:20世纪80年代。人们普遍认为办公自动化系统就是用于汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等工作, 当时的办公系统主要使用的是单机应用软件。

从80年代后期到90年代初期, 基于关系型数据库技术, 以C/S体系结构应用为特征阶段, 这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等办公自动化系统, 完成了办公信息载体从纸质方式向电子方式的飞跃。

到了90年代中期以后, 随着Lotus Notes技术的面世以及Internet/Intranet网络技术的发展, 基于B/S结构的动态网页技术, 即新一代办公自动化系统的主流结构, 其应用范围已从部门内部扩展到行业内部, 系统内部, 甚至跨系统得到实施, 网络系统建设基本形成。

进入新世纪, 多媒体技术迅猛发展, 网络系统建设引入多媒体技术, 使之处理语音、图形、图像功能增强, 更能够满足办公要求, 提高了办公信息处理的应用范围和价值。

2 办公自动化系统的设计策略

办公系统既然是一个人机信息处理系统, 它就需要是一个面向过程和对象的管理系统。这里的面向过程, 主要是指系统面向过程的协同机制, 它的作用就是使人能运用系统采集到的各种信息协同办公。这与我们大多数企业基于部门管理职能的思想有着本质的创新。如果办公系统的建设依然围绕着部门管理的话, 它必然只是将原来的办公方式用计算机做一个简单的模拟而已。例如某些OA系统就只强调模拟办公时的文档流转过程, 忽视了员工协同工作的重要作用, 使得不少还没经过充分讨论的请示或报告汇在各层级中来回流转, 这样的系统对提高办公效率而言仍相差太远。其实办公中的文件并非都如生产线上的产品, 它不能一律按某个固定工艺流程流转, 有时你需要让一些消息透明流过一些部门, 达到协同工作的目的。因此, 要使系统提高办公效率, 就必须要根据不同对象, 运用面向过程的设计思想, 对系统进行不断的改进。

同时, 不少单位的办公自动化系统的建设是按计算机系统集成项目来建设。系统集成项目可以说是一个非标准化的产品, 它必须根据不同单位需求去进行调整, 不少功能也是临时添加, 没有经过长时间的验证, 比较容易产生新的问题。

另外, 不少单位的办公自动化建设从方案立项到审批通过和工程竣工都要经历相当长的一段时间。与此同时, 各种OA系统从开发设计到推广使用也有相当长的一段时间, 在这段较长的时间里, 不少新的办公自动化观念也在不断发展, 致使原有的设计观念已经跟不上新的要求。总之, 在办公自动化的方案设计上要有长远的目光, 明确系统的建设目标, 为了达到自动化办公的目的, 建设出更高效的办公系统, 就必须了解现有网络的资源以及业务办公的流程, 并且要注意网络化办公系统的服务对象、应用主体是参与办公的所有工作人员, 所以办公自动化的设计及解决方案应以人为本, 一切为了解决人在办公手段上的困难和问题, 减轻其压力, 提高其效率, 提高其工作质量和水平。这样才能使办公自动化彻底改变原来“跑马传令”的信息传递方式, 帮助我们办公人员从平日处理纷繁复杂的信息中解脱出来, 自动化办公才会顺畅。一个系统的成功与否很大程度上在于我们如何组织构造这些信息, 让人与系统达到一个和谐的统一, 使其有力地为管理办公业务服务。

3 办公自动化系统的管理策略

自动化办公系统有好的设计, 不一定就不会出现技术问题。不少自动化系统的验收往往只关心是否通过原有的设计功能来验收, 并不太关心各种新问题的解决和终端用户的使用方便性, 不像成熟的商品软件那样有持续不断的升级。如某些网络系统采用集成方式实现, 功能虽然较多, 但有服务器中心瓶颈, 容易引起全局瘫痪和经常的不稳定。这些问题往往得不到系统集成商的重视。并且由于不少系统集成公司也可能会因为人员流失严重、技术力量不足, 软件更新无法跟上各单位的业务发展, 因而不少单位的OA系统使用起来经常问题得不到解决。还有一些单位的系统管理员系统安装后缺乏改进与管理, 其它大量的网络应用软件也没有得到充分应用, 而现有系统又难以满足现代办公的需要。

总之, 很多系统的问题都并非是设计问题, 它出现的原因往往反映出我们的管理工作出现了问题, 如果这些问题长期不能妥善解决, 就会直接影响整个系统的运作效率。由于业务与技术是不断发展的事物, 一个好的办公系统不但要有好的设计, 也要有好的技术和管理水平。因此, 我们要在长期的实践中不断提高自己的技术与管理水平, 适时根据本单位的实际需要, 调整系统, 满足需求。

4 办公自动化系统的发展趋势

随着科学技术的发展, 办公自动化技术的研究将以前所未有的速度发展。一方面是发展的需要, 随着部门与部门之间的协调、领导与下属之间的沟通等问题也越来越突出, 这也就客观促使了办公自动化技术的发展;另一方面随着全球经济一体化进程的加速, 企业与企业之间的交流与合作也越来越密切, Internet、电子政务、商务的蓬勃发展客观上也要求有功能更为全面的办公自动化产品的出现, 展望下一代的办公自动化应具备以下特点:

(1) 基于web的服务, 从而使用户的表示层被独立分离开来, 商业应用规则以一个整体在独立的服务器上运行。

(2) 与其他企业应用系统和资源的集成, 从而达到访问企业数据和应用更为方便。

(3) 基于知识的管理, 进入知识经济时代, 我们人人都是知识工作者, 要求办公自动化系统必须具有知识内涵, 或者说是基于知识, 提供知识管理所需的最基本的IT工具, 知识存储库和知识交流场所。

摘要：办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式, 是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域, 是信息化社会的产物, 本文就办公自动化的设计、管理等方面进行了有益的探讨。

关键词：网络建设,办公自动化,管理